Чтобы отражать оптовую реализацию лекарств, аптеке необходимо вести журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями по форме № А-2.19.

Если аптека продает лекарства лечебно-профилактическим учреждениям, другим аптечным организациям, а также отделам аптеки (то есть при внутриаптечной передаче), то ей следует выписывать требование-накладную по форме № А-2.20.

Данные требования-накладные нумеруются порядковыми номерами с начала года. Выписывать же их надо в трех экземплярах. Первый экземпляр вместе с товарным чеком нужно передать в собственную бухгалтерию. Второй экземпляр вместе со счетом нужно отдать покупателю. На основании его он будет проводить оплату. Третий экземпляр требования-накладной отдается непосредственно получателю лекарств. На основании этого экземпляра покупатель будет оприходовать лекарства.

Если аптеке разрешено продавать товары оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, то она должна составлять реестр выписанных покупателям требований-накладных (счетов) по форме № А-2.22.

Для сверки расчетов бухгалтерия аптеки ежемесячно на основании записей в вышеуказанном реестре составляет оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам по форме № А-2.23.

В некоторых случаях аптеки могут отпускать лекарственные средства по бесплатным и льготным рецептам. Такие аптеки должны вести Сводный реестр рецептов на бесплатный и льготный отпуск (форма № А-2.5). Реестры на бесплатный отпуск лекарств и медтоваров и на отпуск их со скидкой можно делать раздельно. Реестр нужно составить в двух экземплярах. Причем подписать каждый из них должен как руководитель аптеки, так и бухгалтер (работник учетно-контрольного сектора или группы). Первый экземпляр реестра вместе с копиями рецептов вручают должностному лицу под расписку для оплаты. На втором экземпляре, который остается в бухгалтерии аптечной организации, ставят дату передачи.

Товарные отчеты в аптеках.

Все материально ответственные лица аптек и отделов должны регулярно с периодичностью, установленной руководителем аптеки или главным бухгалтером, составлять товарные отчеты по форме № А-2.28.

В приходной части отчета нужно записать все документы, которыми оформлено поступление товаров.

Товары по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, показываются в товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал – по учетным ценам. К товарному отчету нужно приложить реестр о движении денежных средств, инкассации выручки.

Что касается расходной части отчета, то в ней нужно указать общую сумму продажи лекарств. Чтобы это сделать, следует использовать показатели счетчиков кассовых аппаратов.

Другие виды расходов (отпуск в порядке внутренней переброски, отпуск лечебным учреждениям, включая и бесплатный или частично оплачиваемый отпуск лекарств больным некоторых категорий, уценка, списание по актам, справкам и т. п.) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.

Товарный отчет надо составить в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию или учетно-контрольную группу под расписку счетного работника на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Обнаружив ошибку в товарном отчете, бухгалтер делает исправление в своем варианте отчета. Причем это исправление должно подтвердить материально ответственное лицо. После этого бухгалтер должен исправить и товарный отчет, который остался у материально ответственного лица.

Несколько слов нужно сказать о товарных отчетах в мелкорозничной сети (аптечные пункты, киоски и т. д.). Материально ответственные лица, которые работают в такой сети, должны составлять товарный отчет мелкорозничной сети по форме № А-2.26. Работники аптечных пунктов должны составлять такой отчет не реже одного раза в месяц. Сотрудники киосков и отделений должны делать этот отчет за декаду и половину месяца.

Учет готовых лекарственных средств, отпущенных населению, ведется на основе натуральных измерений в денежном выражении по кассовым контрольным лентам. В конце рабочего дня (смены) в аптеке на общую сумму выручки выписывается приходный кассовый ордер.

При отпуске лекарственных средств лечебно-профилактическим учреждениям выписывается Требование-накладная (форма № А-2.20). Этот же документ применяется при внутриаптечной передаче медицинских товаров (аптечным пунктам и киоскам, организованным как структурные подразделения аптечной организации).