В то же время в силу п. 4 ст. 264 НК РФ не нормируются расходы на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании. Иными словами, если списать по отчету материально ответственного лица и по акту образцы рекламируемых на выставке товаров и сопутствующих ценностей, отпущенных на оформление стенда, как пришедшие в негодность, налогоплательщик сможет признать эти расходы в полном объеме.

В рамках выставок зачастую проводятся розыгрыши призов. Такие мероприятия, если они оформлены официально, приравнены к стимулирующим лотереям, и соответственно к ним предъявляются жесткие правила организации. Во избежание сложностей лучше декларировать просто распространение на выставке сувенирной продукции.

В деловом обороте используются плакаты, буклеты, листовки, брошюры, рекламные календари, сувенирная продукция, образцы товаров и т. д. с целью информирования посетителей выставки о деятельности организации. Эти материалы находятся в свободном доступе, и посетитель выставки может их получить. Такие ценности могут быть отнесены организацией к расходам в пределах норматива на основании отчета материально ответственного работника об их распространении.

В программе выставки может быть запланировано проведение презентаций. Для признания расходов на рекламу это должны быть публичные акции, принять участие в которых могут все желающие посетители выставки (неопределенный круг лиц, как этого требует Закон о рекламе). Для презентации организация должна арендовать специальное оборудование или доставить собственное оборудование, использовать расходные материалы, возможно, пригласить экспертов или иных специалистов. Все эти расходы, подтвержденные документально, должны уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль в пределах 1 % выручки от реализации.

Для обоснования рекламных расходов организации целесообразно оформить распоряжение руководителя об участии в выставке, в котором должны быть перечислены все запланированные во время выставки мероприятия, приложена смета на участие, определен перечень отпускаемых на цели участия в выставке материальных ценностей и (или) указана сумма денежных средств. Должны быть назначены сотрудники, ответственные за организацию участия в выставке, и из их числа материально ответственное лицо.

Затем должны быть подобраны оправдательные документы на участие в выставке. Документы, подтверждающие участие в выставках за рубежом, должны быть переведены на русский язык (достаточно обычного подстрочного перевода без заверения – письмо Минфина России от 20. 03. 2006 № 03-02-07/1-66).

Если в рамках выставки запланировано проведение переговоров с представителями других организаций в целях установления и поддержания сотрудничества, то затраты, связанные с их проведением, относятся не к расходам на рекламу, а к представительским расходам в соответствии с подпунктом 22 п. 1 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы списываются с учетом положений п. 2 ст. 264 НК РФ в пределах 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В соответствии с подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ также отдельно списываются расходы на командировки сотрудников, делегированных на выставку.

8. 5. Оформление витрин, комнат образцов и демонстрационных залов

Материальные расходы на оформление витрин, комнат образцов, демонстрационных залов относятся к ненормируемым затратам и в силу п. 4 ст. 264 НК РФ списываются в налоговом и бухгалтерском учете в размере фактических затрат.

В НК РФ расходы на вышеуказанные нужды не дифференцированы, то есть на основании Кодекса можно сделать вывод, что данные расходы не нормируются (письмо Минфина России от 08. 09. 2004 № 03-03-01-04/1/31).

Пример.

Мебельная фабрика выставляет в своих салонах-магазинах образцы мебели собственного производства. При этом на их оформление она затрачивает большие средства (в частности, приобретает посуду, картины, покрывала, ковры и т. д. ). В данном случае к расходам на рекламу можно в полном объеме отнести как стоимость образцов мебели, так и стоимость оформления.

Для списания расходов на оформление демонстрационных залов и комнат образцов не имеет значения, принадлежат ли сами помещения налогоплательщику или арендованы им, или получены в пользование на иных основаниях.

8. 6. Печатная реклама