Документооборот

 – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.

Документирование операций

 – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.

Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами.

Первичный документ

 – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение.

Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.

1. Распорядительные документы

 – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.

2. Оправдательные документы

 – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

3. Документы бухгалтерского оформления

 составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

4. Комбинированные документы

 содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в сокращении общего количества документов.

5. Первичные документы

 составляются в момент совершения хозяйственной операции.

6. Сводные документы

 обобщают данные первичных документов.

7. Разовые документы

 оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные

 – за определенный период времени.

8. Внутренние документы

 составляют и используют на данном предприятии, а внешние

 поступают на предприятие от организаций и лиц.

Реквизиты

 (название документа, номер, подпись, печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.

Порядок расположения реквизитов называется структурой документа

.

Виды структур:

а) анкетная

 – реквизиты расположены, как в анкете, документ легко читать и заполнять;

б) табличная

 – реквизиты расположены в определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;

в) типовая

 – такие документы используются везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них хозяйственных операций.

Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.

Виды проверок

:

а) формальная

 – проверка правильности оформления документов по форме;

б) по существу

 – бухгалтер определяет законность данной хозяйственной операции;

в) арифметическая

 – проверка правильности подсчетов данных документа.

Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке.

Проставление расценки в документах – таксировка

.

После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка

.

Данные сгруппированных документов заносятся в учетные регистры

 – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.